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Modalites de remboursement des frais professionnels

  • De récentes décisions de justice sont l’occasion de faire le point sur le remboursement des frais professionnels des salariés par l’employeur.
  • 1 Conditions de prise en charge des frais
  • Dans une affaire récemment soumise aux juges, un chauffeur-livreur réclamait le remboursement de frais de déplacement professionnels. Or, son employeur avait unilatéralement fixé que, dans l’entreprise, les indemnités kilométriques versées aux salariés utilisant leur véhicule personnel étaient fixées à 0,29 € par kilomètre parcouru. Cette règle avait pour conséquence de laisser une partie des frais à la charge du salarié. L’employeur est condamné et les juges soulignent deux principes :
  • – les frais professionnels d’un salarié doivent être remboursés sans être imputés sur sa rémunération, sauf si le contrat de travail prévoit que le salarié en conserve la charge moyennant le versement à l’avance d’une somme forfaitaire et à la condition que la rémunération proprement dite soit au moins égale au SMIC ;
  • – à défaut de dispositions conventionnelles ou contractuelles contraires, le salarié peut réclamer le remboursement des frais réellement engagés, l’employeur ne pouvant pas les fixer unilatéralement en deçà du coût réel.
  • 2 L’employeur peut fixer un Délai de remise des justificatifs
  • En mai 2009, la Cour de cassation avait émis une décision peu favorable et peu pratique pour les employeurs. Les juges avaient précisé qu’un employeur ne pouvait pas imposer à ses salariés, par note de service, un délai pour produire les justificatifs de leurs frais professionnels au-delà duquel ils seraient privés de remboursement. Si le salarié fournissait les justificatifs au-delà du délai fixé, mais dans la limite de 5 ans, l’employeur devait le rembourser.
  • Revirement de jurisprudence. Mais en septembre, les mêmes juges sont revenus sur leur position et se sont, cette fois, prononcé dans le sens des employeurs : l’employeur peut imposer aux salariés un délai de communication des pièces justificatives de frais professionnels (dans cette affaire, les justificatifs devaient être fournis dans le mois suivant la dépense) et si le salarié ne respecte pas la consigne, l’employeur peut refuser de le rembourser.
  • Sources. Cass. soc. 23 septembre 2009, n° 07-44477  ; cass. soc. 29 septembre 2009, n° 07-45722.
  • ( source : www.les-experts-comptables.com )